Privacy Policy

Assistenza clienti automatizzata su Instagram e Facebook — app Meta YecChatbot.

Ultimo aggiornamento: 10 settembre 2026 · Versione 2.0

Italiano · English version

YecChatbot è un servizio di assistenza clienti automatizzata, fornito da BOH Technologies S.r.l. («BOH Technologies», «noi»), che risponde ai messaggi diretti e ai commenti ricevuti sulle pagine Facebook e sugli account Instagram delle aziende che lo utilizzano. Questa Privacy Policy descrive come vengono trattati i dati personali delle persone che scrivono a una di queste pagine, quando la risposta è gestita — in tutto o in parte — da YecChatbot.

È la policy riferita a questo trattamento specifico. Non sostituisce l'informativa privacy dell'azienda titolare della pagina a cui scrivi, né quella di Meta, che tratta i tuoi dati come titolare autonomo per il funzionamento di Instagram e Facebook.

1. Chi tratta i tuoi dati

Nel trattamento intervengono due soggetti, con ruoli diversi:

• l'azienda titolare della pagina a cui scrivi (il «Gestore della pagina») è il titolare del trattamento dei dati della conversazione: decide di usare YecChatbot per la propria assistenza clienti, definisce le istruzioni con cui l'assistente risponde e legge le conversazioni tramite il proprio personale;
• BOH Technologies S.r.l. fornisce e gestisce YecChatbot, e tratta i dati della conversazione come responsabile del trattamento per conto del Gestore della pagina, sulla base di un contratto che ne disciplina l'uso. È invece titolare autonomo per i dati tecnici strettamente necessari a far funzionare il servizio e a tenerlo sicuro (registri di funzionamento e di consegna delle notifiche).

Per qualunque questione sui tuoi dati puoi scrivere all'indirizzo indicato sopra: se la richiesta riguarda una specifica pagina, la trasmettiamo al suo Gestore e ti rispondiamo per suo conto o ti indichiamo come contattarlo direttamente. Il Gestore della pagina resta comunque raggiungibile attraverso i recapiti pubblicati sulla pagina stessa.

L'app Meta che opera su questi canali è YecChatbot (ID applicazione 3216439655219374). L'elenco delle pagine collegate cambia nel tempo: ogni pagina collegata è stata autorizzata dal proprio amministratore tramite Facebook.

2. Quali dati raccogliamo

2.1 Dati che riceviamo da Instagram e Facebook

Quando scrivi a una pagina collegata o commenti un suo post, Meta ci trasmette i dati necessari a leggere e rispondere al tuo messaggio. Li registriamo nel sistema di assistenza:

Non raccogliamo la tua immagine del profilo, la tua lista di contatti, i tuoi dati di navigazione, la tua posizione, né alcun dato del tuo profilo diverso da quelli elencati sopra.

2.2 Dati del tuo ordine, se scrivi per un ordine

Se il Gestore della pagina ha collegato a YecChatbot la propria piattaforma di vendita online e dal tuo messaggio risulta un riferimento a un ordine (per esempio citi un numero d'ordine), l'assistente interroga quella piattaforma per recuperare i dati dell'ordine: stato, data, articoli, importi, codici sconto, indirizzo di spedizione, nome e email dell'intestatario, stato e riferimenti della spedizione.

Questi dati vengono letti al momento per formulare la risposta. Nel sistema di assistenza conserviamo, del collegamento fra la conversazione e l'ordine, soltanto il numero d'ordine e l'identificativo cliente sulla piattaforma di vendita.

2.3 Dati generati dal sistema

Per far funzionare e controllare l'assistenza, il sistema produce e conserva:

• la categoria attribuita alla tua richiesta e le istruzioni applicate per rispondere;
• lo stato della conversazione (aperta, passata a un operatore, chiusa) e il motivo del passaggio a un operatore;
• il numero di risposte automatiche già inviate;
• un registro tecnico di ogni elaborazione del modello di intelligenza artificiale, che contiene il testo inviato al modello — quindi il tuo messaggio, fino ai 20 messaggi precedenti della conversazione ed eventuali dati dell'ordine — la risposta prodotta, il modello usato e i tempi di elaborazione. Serve a capire perché è stata data una certa risposta e a correggere gli errori;
• un registro delle notifiche ricevute da Meta e consegnate al sistema di assistenza del Gestore della pagina, con esito e tentativi: serve a non perdere messaggi e a non elaborarli due volte.

2.4 Cosa non facciamo

• Non usiamo i tuoi messaggi per profilazione né per prendere decisioni automatizzate che producano effetti giuridici su di te.
• Non usiamo i tuoi messaggi per inviarti comunicazioni commerciali: se scrivi per assistenza, non vieni iscritto a nessuna lista.
• Non vendiamo né cediamo i tuoi dati a terzi per finalità proprie di questi ultimi.
• Non usiamo i tuoi messaggi per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né lo fa il fornitore del modello per nostro conto (vedi il punto 5).
• Non usiamo i dati di una pagina per rispondere sulle pagine di un'altra azienda: ogni Gestore vede soltanto le conversazioni delle proprie pagine.

3. Come li usiamo e perché

4. Base giuridica

I tuoi dati sono trattati sulla base, a seconda del caso:

• Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR) — quando scrivi a proposito di un ordine che hai fatto o stai valutando di fare presso il Gestore della pagina;
• Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) del Gestore della pagina e nostro — per rispondere a domande generiche, gestire i commenti pubblici, e per il controllo di qualità e la sicurezza del servizio. L'interesse è fornire un'assistenza tempestiva e corretta; riteniamo che non prevalga sui tuoi diritti, anche perché sei tu a scegliere di scrivere e a decidere quali informazioni includere;
• Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR) — quando la conservazione o la comunicazione è imposta dalla legge.

Se scrivi spontaneamente informazioni che il GDPR considera categorie particolari di dati (per esempio dati sulla salute), vengono trattate solo per rispondere alla tua richiesta e ti invitiamo a non comunicarle: non servono per l'assistenza.

5. Uso dell'intelligenza artificiale

Le risposte sono generate da un modello di linguaggio fornito da OpenAI, che agisce come responsabile del trattamento. In concreto:

• il testo del tuo messaggio, i messaggi precedenti della conversazione (fino a 20) ed eventuali dati dell'ordine vengono inviati a OpenAI per due elaborazioni: attribuire una categoria alla richiesta e formulare la risposta;
• usiamo le API di OpenAI, che non utilizzano i contenuti trasmessi per addestrare i propri modelli;
• la risposta viene inviata automaticamente sul canale da cui hai scritto, senza che una persona la rilegga prima. Per questo l'assistente è istruito a passare la conversazione a un operatore quando non è in grado di rispondere in modo certo;
• puoi chiedere in qualsiasi momento di parlare con una persona: scrivilo nella conversazione e la richiesta verrà assegnata a un operatore del Gestore della pagina.

Non c'è alcun processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici nei tuoi confronti ai sensi dell'art. 22 GDPR: l'assistente risponde a domande, non decide su rimborsi, resi o contratti.

6. A chi comunichiamo i dati

I tuoi dati sono accessibili al personale autorizzato del Gestore della pagina e di BOH Technologies S.r.l., e ai seguenti soggetti, ciascuno per la parte che gli compete:

7. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

OpenAI e alcune piattaforme di vendita online hanno sede negli Stati Uniti e possono trattare i dati al di fuori dello Spazio economico europeo. Questi trasferimenti avvengono sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR: clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, e — dove applicabile — adesione del fornitore al EU–U.S. Data Privacy Framework.

Puoi chiederci copia delle garanzie applicate scrivendo all'indirizzo indicato al punto 14.

8. Per quanto tempo li conserviamo

Alla scadenza i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile. Puoi comunque chiederne la cancellazione prima, come spiegato qui sotto. Se il Gestore della pagina smette di usare YecChatbot, i dati delle sue conversazioni vengono cancellati o restituiti secondo quanto previsto dal contratto con lui.

Nota: i messaggi restano visibili anche dentro Instagram e Facebook, dove sono conservati da Meta secondo le proprie regole. Cancellarli dai nostri sistemi non li rimuove dalla tua casella su quelle piattaforme, e viceversa.

9. Come richiedere la cancellazione dei tuoi dati

Cosa succede dopo. Verifichiamo la richiesta insieme al Gestore della pagina, cancelliamo la conversazione, i messaggi, il nome, l'identificativo Meta e i registri tecnici collegati, e ti confermiamo l'esito entro 30 giorni dalla ricezione. Se per un motivo legittimo non è possibile cancellare tutto — per esempio dati da conservare per un obbligo di legge o per difendersi in una controversia — ti diciamo quali dati restano e perché.

La cancellazione ha una conseguenza: perdendo lo storico della conversazione, se riscrivi si ripartirà da zero.

I dati del tuo ordine presso il negozio online del Gestore seguono un percorso separato, perché sono conservati sulla sua piattaforma di vendita per obblighi fiscali e contabili: la cancellazione della conversazione non cancella l'ordine. Per quelli, fai riferimento all'informativa privacy del negozio.

10. Gli altri tuoi diritti

Oltre alla cancellazione, hai diritto di:

• accedere ai dati che ti riguardano e ottenerne copia;
• rettificare dati inesatti;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e leggibile da un computer (portabilità);
• revocare un eventuale consenso, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento già effettuato.

Le richieste si inviano all'indirizzo email indicato al punto 1. Rispondiamo entro 30 giorni; se la richiesta è complessa possiamo prorogare di ulteriori 60 giorni, informandoti.

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato in cui risiedi, oppure ricorrere all'autorità giudiziaria.

11. Minori

Il servizio non è rivolto a minori di 14 anni. Non raccogliamo intenzionalmente dati di minori di quell'età. Se veniamo a sapere di averne raccolti, li cancelliamo. Se sei un genitore o un tutore e ritieni che questo sia avvenuto, scrivici all'indirizzo indicato al punto 1.

12. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati: trasmissione cifrata (HTTPS) verso tutti i servizi coinvolti, verifica della firma crittografica delle notifiche ricevute da Meta e di quelle scambiate fra i nostri componenti, separazione dei dati fra le pagine di aziende diverse, accesso ai sistemi limitato al personale autorizzato tramite credenziali individuali, e credenziali dei servizi esterne al codice dell'applicazione. Le chiavi di accesso alle pagine rilasciate da Meta sono conservate solo nel componente che dialoga con Meta e non vengono comunicate ai Gestori.

Nessun sistema è sicuro in modo assoluto. In caso di violazione dei dati personali che comporti un rischio per i tuoi diritti, informiamo il Garante e, quando previsto, te, nei termini stabiliti dagli artt. 33 e 34 GDPR.

13. Modifiche a questa policy

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati, aggiorniamo questa pagina e la data di «ultimo aggiornamento» in testa. Ti invitiamo a rileggerla di tanto in tanto: questa pagina resta sempre raggiungibile all'indirizzo https://meta-connector.ckd-software.it/privacy_policy.html.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda su questa Privacy Policy o sul trattamento dei tuoi dati:

Privacy Policy — English version

Last updated: 10 September 2026 · Version 2.0 · Versione italiana

YecChatbot is an automated customer-care service provided by BOH Technologies S.r.l. ("BOH Technologies", "we") that replies to direct messages and comments received on the Facebook pages and Instagram accounts of the businesses that use it. This Privacy Policy explains how the personal data of people who write to one of those pages is processed when the reply is handled — wholly or in part — by YecChatbot (Meta App ID 3216439655219374).

This policy covers this specific processing. It does not replace the privacy notice of the business that owns the page you write to, nor Meta's policy, as Meta processes your data as an independent controller for the operation of Instagram and Facebook.

1. Who processes your data

The business that owns the page you write to (the "Page Owner") is the data controller for the conversation: it decides to use YecChatbot for its customer care, defines the instructions the assistant follows, and reads conversations through its own staff. BOH Technologies S.r.l. provides and operates YecChatbot and processes conversation data as a processor on behalf of the Page Owner, under a contract governing its use; it acts as an independent controller only for the technical data strictly needed to run the service and keep it secure (operation and delivery logs).

For any question about your data write to the address above: if it concerns a specific page we forward it to the Page Owner and reply on its behalf, or tell you how to contact it directly. The Page Owner also remains reachable through the contact details published on the page itself. The list of connected pages changes over time; each connected page was authorised by its own administrator through Facebook.

2. What data we collect

From Instagram and Facebook: the identifier Meta assigns to you for our app (PSID / IGSID — not your email address, and it does not let us identify you outside these platforms); your public profile name or Instagram username; the text of your messages and comments, including any personal information you choose to include; the link Meta provides to any attachment you send (we do not keep a copy); the page you wrote to; and technical conversation identifiers with timestamps.

We do not collect your profile picture, contacts, browsing data, location, or any other profile information.

Order data. If the Page Owner has connected its online-store platform to YecChatbot and your message refers to an order, the assistant queries that platform to retrieve the order's status, date, items, amounts, discount codes, shipping address, recipient name and email, and shipment details. This data is read at the time of the reply; only the order number and the customer identifier on the store platform are stored alongside the conversation.

Because Instagram and Facebook do not give us your email address, we cannot be certain from a message alone that you are the person who placed the order you are asking about. The assistant is therefore instructed not to disclose order details to anyone who cannot be confirmed as the order's owner, and to hand the conversation to a person instead.

Data our system generates: the category assigned to your request and the instructions applied; the conversation status (open, handed over, closed) and the reason for a handover; the number of automated replies sent; a technical log of each AI processing run, which contains the text sent to the model — your message, up to 20 previous messages, and any order data — the reply produced, the model used and the processing times; and a log of the notifications received from Meta and delivered to the Page Owner's support system, with outcome and attempts, so that no message is lost or processed twice.

What we do not do: no profiling; no automated decisions producing legal effects on you; no marketing communications on the basis of your support request; no selling or sharing your data for third parties' own purposes; no use of your messages to train AI models, by us or by our provider on our behalf; and no use of one business's data to reply on another business's pages — each Page Owner only sees the conversations of its own pages.

3. How we use it and why

To answer your request; to keep continuity across the conversation so you do not have to repeat yourself; to hand the conversation over to a person at the Page Owner when the request is complex or sensitive or when order ownership cannot be verified; for after-sales support and complaint handling; for quality control and error correction (this is why we keep the technical log); for security and abuse prevention, including detecting duplicate deliveries and attempts to obtain someone else's order data; and to comply with legal obligations.

4. Legal basis

Performance of a contract or pre-contractual measures (Art. 6(1)(b) GDPR) when your message concerns an order you have placed or are considering with the Page Owner; the legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) of the Page Owner and of BOH Technologies in providing prompt and accurate support, handling public comments, and keeping the service secure and correct; and legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR) where retention or disclosure is required by law.

Please do not send special categories of data (such as health information): they are not needed for support.

5. Use of artificial intelligence

Replies are generated by a large language model provided by OpenAI, acting as a data processor. Your message, up to 20 previous messages and any order data are sent to OpenAI to classify the request and draft the reply. We use OpenAI's API, which does not use transmitted content to train its models. Replies are sent automatically without prior human review, which is why the assistant is instructed to hand over to a person whenever it cannot answer reliably. You can ask to speak to a human at any time — just say so in the conversation.

There is no automated decision-making producing legal effects on you within the meaning of Art. 22 GDPR.

6. Who we share data with

Authorised staff of the Page Owner and of BOH Technologies S.r.l. Meta Platforms Ireland Ltd. — operates Instagram and Facebook and processes your data as an independent controller under its own Privacy Policy. OpenAI, L.L.C. — processor, generates classification and reply text. The Page Owner's online-store platform (for example Shopify), where connected — source of the order data the assistant consults, also an independent controller for the operation of its platform. Technical service providers — processors, host and maintain the system on our instructions and do not use the data for their own purposes; we can provide the current list on request. Authorities, only where required by law or necessary to establish or defend a legal claim.

7. Transfers outside the EU

OpenAI and some online-store platforms are based in the United States and may process data outside the EEA. Such transfers rely on the safeguards in Chapter V GDPR: the European Commission's Standard Contractual Clauses and, where applicable, the provider's certification under the EU–U.S. Data Privacy Framework. We can provide a copy of the safeguards applied on request.

8. Retention

Conversations and messages: 24 months from the last message exchanged. AI processing logs: 12 months. Log of notifications received from Meta: 12 months. Data needed to defend a legal claim: for the applicable limitation period. After that, data is deleted or irreversibly anonymised. If a Page Owner stops using YecChatbot, its conversation data is deleted or returned as provided in its contract.

Your messages also remain inside Instagram and Facebook, where Meta retains them under its own rules. Deleting them from our systems does not remove them from your inbox on those platforms, and vice versa.

9. How to request deletion of your data

We verify the request together with the Page Owner, delete the conversation, the messages, your name, your Meta identifier and the related technical logs, and confirm the outcome within 30 days. If not everything can be deleted for a legitimate reason — for example data that must be kept under a legal obligation or to defend a legal claim — we will tell you what remains and why.

Order data held on the Page Owner's store platform follows a separate path, as it is retained for tax and accounting obligations: deleting the conversation does not delete the order. See the store's own privacy notice for those.

10. Your other rights

You have the right to access your data and obtain a copy, to rectify inaccurate data, to request restriction of processing, to object to processing based on legitimate interest, to data portability, and to withdraw any consent. Write to the address in section 1; we reply within 30 days, extendable by a further 60 days for complex requests, with notice to you.

You may lodge a complaint with the Italian data protection authority, Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it), with the supervisory authority of your country of residence, or before a court.

11. Children

The service is not directed to children under 14. We do not knowingly collect their data, and delete it if we become aware of having done so.

12. Security

We use appropriate technical and organisational measures: encrypted transmission (HTTPS) to all services involved, cryptographic signature verification of notifications received from Meta and of those exchanged between our components, separation of data between the pages of different businesses, access to the systems limited to authorised staff with individual credentials, and service credentials kept outside the application code. The page access keys issued by Meta are stored only in the component that talks to Meta and are never shared with Page Owners. No system is absolutely secure; in the event of a personal data breach posing a risk to your rights, we notify the supervisory authority and, where required, you, under Arts. 33 and 34 GDPR.

13. Changes

If we change how we process data, we update this page and the "last updated" date at the top. This page remains available at https://meta-connector.ckd-software.it/privacy_policy.html.

14. Contact